Hieronder de beschrijving van de werking van het systeem binnen de toepassing “Notula” en haar overeenkomstige raadpleegomgeving. De beschrijving geeft inzicht hoe aan de voorwaarden van het BVR wordt voldaan.
Lokaal bestuur As werkt met de applicatie “Notula” publiceren van agenda’s, besluiten en notulen volgens het gelinkt open data principe. Het is een toepassing met gebruikersrechten en rollen. De toegang is dus beperkt en wordt gecontroleerd. Alleen geautoriseerd personeel van de lokale overheden heeft toegang tot de Notula applicatie op basis van de hun toegekende gebruikersrol.
Documenten worden aangemaakt op basis van de geregistreerde gegevens in het systeem. Een document bevindt zich na de creatie in de status “Niet gepubliceerd”. Dit wil zeggen dat het document nog gewijzigd kan worden door een gebruiker met de juiste rechten.
Na het publiceren van een dergelijk document, wordt de inhoud van het document bevroren en kan het niet meer gewijzigd worden. Er is altijd slechts één versie van het document gepubliceerd, met bijhorende publicatiedatum. Elk gepubliceerd document heeft ook een unieke referentie. Het publiceren van het document wordt gelogd in de audittrail van het systeem. Het eventuele wijzigen van een gepubliceerd document, kan via de historiek van het systeem eveneens geraadpleegd worden. Deze audittrail kan niet gemanipuleerd worden door een gebruiker.
Op de publieke raadpleegomgeving wordt de inhoud en de datum van publicatie (niet de volledige tijdstempel) gevisualiseerd. Het exacte tijdstip van publiceren (tot op de seconde) kan steeds opgevraagd worden via het bestuur.
Beveiligde omgeving
- De servers met daarop de logs en de documenten zijn beveiligd toegankelijk voor een beperkt aantal personen. Toegang wordt bijgehouden in een extra log.
- Er is een dagelijkse full-backup-up van de servers voorzien.
- De servers bevinden zich in Europa en zijn van een Europese leverancier.
Bovenstaande werking voldoet aan de door het BVR opgelegde vereisten dat documenten uniek identificeerbaar zijn, en onmerkbare veranderingen redelijkerwijs zijn uitgesloten voor het register van bekendmakingen.
